Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir.
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantıtutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.
Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir. Bu fıkra uyarınca yapılacak kayıtlarda 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur.
Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.
- Fiziki ortamda tutulan genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yaptırılır.
- Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla genel kurul toplantı ve müzakere defteri, izleyen hesap dönemlerinde açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olunması durumunda, yeni pay defteri kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayı yaptırılmalıdır.
- Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,
- Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),
- İşletmenin merkezi,
- MERSİS numarası,
- Şirketin faaliyet konusu,
- Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı,
- Defterin türü,
- Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,
- Defterin kullanılacağı hesap dönemi,
- Onay tarihi,
- Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.