Pay defteri; anonim şirketlerde pay sahiplerinin, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde şirket ortaklarının kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir.
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilir.
Pay defterine yapılacak kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
- Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı,
- Pay sahibinin iletişim bilgileri,
- Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar,
- Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri,
- Payın nominal değeri,
- Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,
- Payın tertibi,
- Payın edinme tarihi,
- Deftere kayıt tarihi,
- Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü,
- Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.
Payın usulüne uygun olarak devredildiği veya üzerinde intifa hakkı kurulduğu ispat edilmediği sürece, devralan ve intifa hakkı sahibi pay defterine yazılamaz.
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, hamiline yazılı pay senedi sahibi olduğunu ispat edenler ile sadece pay defterinde kayıtlı bulunan kimseler pay sahibi ve intifa hakkı sahibi olarak kabul edilir.
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde senede bağlanmamış hamiline yazılı paylar senede bağlanıp, senetlerin pay sahiplerine teslim edildikleri tarihten itibaren 10 gün içerisinde defterde açıklanmak suretiyle pay defterinden silinir.
Limited şirketlerde pay defterine ortakların, adları, adresleri, her ortağın sahip olduğu esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin adları ve adresleri yazılır.
Her pay sahibi defterde ayrı bir sayfada izlenir. Payı/pay senedini devralan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir.
Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden takibi yapılan paylara ilişkin Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri ile ilgili diğer düzenlemeler saklıdır.
- Fiziki ortamda tutulan pay defterinin açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yaptırılır.
- Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla pay defteri, izleyen hesap dönemlerinde açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
- Pay defterinin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olunması durumunda, yeni pay defteri kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayı yaptırılmalıdır.
- Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayı belirtmek suretiyle şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.
- Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,
- Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),
- İşletmenin merkezi,
- MERSİS numarası,
- Şirketin faaliyet konusu,
- Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı,
- Defterin türü,
- Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,
- Defterin kullanılacağı hesap dönemi,
- Onay tarihi,
- Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.